Factuur kwijt of onjuist? 5 tips voor kostenaftrek

Factuur kwijt en toch kostenaftrek? Om zakelijke kosten op te kunnen voeren of betaalde omzetbelasting (of btw) terug te kunnen vragen, heb je toch een factuur nodig?

Voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting moet je aannemelijk kunnen maken (niet bewijzen) dat het om zakelijke kosten gaat. Dat kan ook zonder factuur.
Voor het terug vragen van betaalde omzetbelasting heb je echt een factuur nodig. Die factuur moet voldoen aan wettelijke eisen.
In beide gevallen moet je corrigeren voor privé gebruik. In alle geval dient minimaal bekend te zijn de datum van de levering, de identificatie van de leverancier en de aard en omvang van de geleverde diensten of producten. Als deze gegevens ontbreken is het zelfs niet mogelijk om vast te stellen dat het om zakelijke kosten gaat!

Facturen en bonnetjes zijn dus geld waard! Onze klanten kunnen gebruik maken van een handige app waarmee ze bonnetjes kunnen fotograferen en automatisch versturen naar hun administratie. Desondanks raak je wel eens een bonnetje of factuur kwijt of krijg je onjuiste facturen. Betekent dit dan dat alle rechten op kostenaftrek en omzetbelasting terugvragen vervallen? Nee, zeker niet.

1. Factuur op naam van jou persoonlijk

Een factuur behoort op naam van jouw bedrijf te staan anders kun je de omzetbelasting niet terugvragen.

Heb je echter een eenmanszaak, dan worden jij en je bedrijf als één fiscale eenheid beschouwd. Je kunt de omzetbelasting gewoon terugvragen.
Is jouw onderneming een Vof of een BV? Dan voldoet deze factuur niet aan de eisen. Je mag de omzetbelasting niet terugvragen.
Wat nu als jij (in geval van Vof of BV) je goederen of diensten afneemt uit het buitenland? Dan wordt de btw naar jou verlegd. Volgens de wet moet je dan de binnenlandse omzetbelasting betalen en die mag je ook aftrekken als voorbelasting. Mag je dan in dit voorbeeld de omzetbelasting niet aftrekken? Dan zou de factuur wel geschikt zijn om omzetbelasting te betalen maar niet om terug te vragen! In praktijk kun je zo’n onjuiste buitenlandse factuur gewoon meenemen in de aangifte omzetbelasting. De aftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is geen probleem.

2. Factuur zonder naam en betaald van bankrekening

Een factuur die niet op naam staat, voldoet niet aan de regels voor een btw factuur, dus je mag de btw niet terugvragen. Er zijn enkele uitzonderingen:

bonnetjes van OV en taxi
brandstofbonnetjes voor auto’s (officieel: landvoertuigen)
bonnetje tot en met een bedrag van €100 inclusief omzetbelasting.
Je moet van dit soort anonieme bonnetjes wel een betalingsbewijs hebben. Dat kan een afschrijving zijn van je zakelijke of privé bankrekening. In geval van een buitenlandse factuur is het onduidelijk. Gewoon meenemen in de omzetbelasting aangifte of 0% toepassen, heeft hetzelfde effect.

Kostenaftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is zonder meer toegestaan mits je een betalingsbewijs hebt.

3. Factuur kwijt, duidelijke betalingsgegevens

Als je een factuur kwijt bent, mag je de omzetbelasting niet terugvragen. Je kunt dan zelfs niet vaststellen hoeveel omzetbelasting in rekening is gebracht. Uitzondering hierop zijn termijnbetalingen voor bijvoorbeeld energie en water. Op je dagafschrift staat vaak het termijnbedrag en het omzetbelasting bedrag van betreffende termijn. Deze omzetbelasting kun je terug vragen. Aan het eind van het jaar krijg je de jaarafrekening waarop het totale omzetbelasting bedrag staat. Het verschil tussen de totale omzetbelasting en reeds betaalde omzetbelasting over de termijnen kun je terugvragen.

Wat nu als je diensten afneemt in de vorm van een abonnement en je bent een factuur kwijt? Bijvoorbeeld, de glazenwasser van jouw bedrijfspand komt elke 6 weken langs en stuurt elke 6 weken dezelfde factuur. Stel je bent een dergelijke factuur kwijt, dus één of meer van een reeks van 12 stuks? Wettelijk gezien mag je de omzetbelasting niet terugvragen. Waarschijnlijk kom je er mee weg als je dat wel doet. Je kunt ook een kopie factuur opvragen, maar bij bescheiden bedragen is dat relatief bewerkelijk

Voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting moet je de kosten aannemelijk kunnen maken. Die eis is minder streng dan die voor de omzetbelasting. Als je alleen over de betalingsgegevens op het dagafschrift beschikt, kan dat voldoende zijn. Je moet beschikken over een datum, de identificatie van de leverancier en de aard van de dienst of product. Als je alleen over betalingsgegevens zijn de volgende vragen belangrijk:

is de aard van de dienst of product duidelijk?
kun je vaststellen op welk belastingjaar de kosten betrekking hebben?
Als het antwoord op beide vragen aannemelijk is, kun je de kosten in aftrek nemen voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Duidelijke voorbeelden zijn de kosten voor betalingsverkeer van je bank, de inschrijving bij de KvK , het lidmaatschap van een vakvereniging.

4. Factuur kwijt, betalingsgegevens niet eenduidig

Factuur kwijt en je hebt een betaling vanaf je zakelijke rekening aan bijvoorbeeld een bouwmarkt of een supermarkt. Btw terugvragen mag al helemaal niet, maar wat kun je nog aftrekken als kosten voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting? Probleem is dat bij dergelijke winkels zoveel producten te koop zijn dat het zakelijke karakter van de producten op geen enkele wijze is af te leiden uit de betalingsgegevens. Aftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting is moeilijk te verdedigen. En als aftrek als zakelijke kosten niet is toegestaan, zijn het privé uitgaven! Stel nu dat je periodiek inkopen doet in een supermarkt voor de bedrijfskantine voor consumpties op de werkplek en maaltijden voor personeel en je bent een factuur kwijt. In dat geval kun je een regelmatig patroon van dergelijke uitgaven laten zien en daarmee aannemelijk maken dat het een zakelijke aanschaf is geweest. Aftrek voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting lijkt verdedigbaar en in een discussie met de belastingdienst zal er geen sprake zijn van opzet of grove schuld.

5. Factuur kwijt, betaling aan ondernemer zelf

In deze situatie kun je denken aan een factuur die de ondernemer contant betaald heeft en daarna vanaf zijn zakelijke rekening een betaling aan zichzelf gedaan heeft. Vervolgens is de betreffende factuur kwijt geraakt. Deze uitgaaf kan op geen enkele manier als kosten geboekt worden. De enige mogelijkheid is om dit te boeken als privé opname.