De hoofdregel voor aftrek van kosten is erg eenvoudig: Aftrekbaar zijn alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf en op zakelijke overwegingen berusten. Dat geldt zelfs voor kosten die op onjuiste of onverstandige overwegingen berusten.

Aftrekbare kosten verlagen de winst van je bedrijf. En een lagere winst leidt tot een lagere aanslag inkomstenbelasting. Maar blijf kritisch op je uitgaven want aftrekbaar of niet, van kosten maken word je armer!

Consumpties onderweg nooit helemaal aftrekbaar

De uitgaven voor consumpties onderweg bevatten altijd een persoonlijk element. Daarnaast is er mogelijk sprake van extra uitgaven voor een zakelijk doel. Vanwege het persoonlijke element gelden altijd aftrekbeperkingen. Je kan keuze uit onderstaande opties:

geen aftrek voor de eerste € 4.400
aftrek beperkt tot 80%
De vraag is nu wanneer consumpties onderweg een zakelijk doel dienen en er sprake is van extra uitgaven ten opzichte van de normale privé uitgaven die iedereen heeft. Want alleen dan mag je de kosten gedeeltelijk zakelijk opvoeren.

Eten en drinken met relaties

Bij eten en drinken met potentiële relaties, mag je het zakelijke karakter veronderstellen. Je moet het wel aantonen! Schrijf daarom de namen van de relaties en de bedrijfsnamen op de factuur of in je agenda. De hoogte van de uitgaven speelt nauwelijks een rol. Maar als de kosten in een volstrekte wanverhouding staan tot het nut dat zij voor je bedrijf kunnen hebben, kan de inspecteur de aftrek weigeren. De btw over eten en drinken in horeca gelegenheden mag je nooit terugvragen.

Consumpties onderweg op een dienstreis

Voor consumpties onderweg van een werknemer op dienstreis mag het zakelijk karakter worden verondersteld. Dit is niet zonder meer toepasbaar voor een zzp-er. Immers, een zzp-er werkt in het algemeen vanuit huis. Daarmee zou je iedere reis naar een opdrachtgever als dienstreis kunnen beschouwen. En daarmee zou je de kosten van elk kopje koffie onderweg als zakelijke kosten kunnen aftrekken.

Maar of dit bij controle geaccepteerd wordt, is nog maar de vraag. Het is een grijs gebied. En in deze situatie maak je als ondernemer geen extra kosten ten opzichte van een werknemer die op het NS-station privé een kopje koffie koopt. Hoe zit het dan wel? Dat is een kwestie van redelijkheid en gezond verstand.

Als jij als ondernemer eenmalig een potentiële klant bezoekt op flinke afstand van je huisadres, mag je kleine consumpties onderweg als zakelijk beschouwen. Als je echter een 6-gangen maaltijd gaat nuttigen in je eentje onderweg, wordt het moeilijk om de zakelijke overwegingen aan te tonen. En als jij periodiek naar een klant gaat voor de uitvoering van een opdracht, hebben die reizen hetzelfde karakter als woon-werk verkeer voor werknemers. Kosten voor consumpties onderweg zijn dan privé kosten.

Consumpties onderweg bij “overwerk”

Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een maaltijd met meer dan bijkomstig zakelijke belang. Dit geldt ook voor ondernemers. Als jij door je werk niet thuis kunt eten en daarom onderweg eet, maak je extra kosten uit zakelijke overwegingen. Die kosten zijn dus aftrekbaar.

Hoogte van de bedragen

In geval van een dienstreis of overwerk kun je niet onbeperkt kosten voor consumpties onderweg opvoeren. Het moet enigszins vergelijkbaar zijn met wat een werknemer mag declareren in een vergelijkbare situatie. Een indicatie voor de bedragen kun je onder meer vinden in het reisbesluit voor ambtenaren. De vergoedingen zijn (2019) als volgt:

kleine uitgaven overdag: € 4,52
kleine uitgaven 's avonds: € 9,05
een ontbijt: € 10,13
een lunch: € 9,16
een avondmaaltijd: € 22,99
logies: € 102,59

Onder normale omstandigheden kun je deze bedragen aanhouden als richtlijn voor de aftrekbare bedragen. Ga je een paar dagen naar het buitenland voor acquisitie dan gelden uiteraard andere regels, aangepast aan het prijspeil in dat land.